LCV takibi nasıl yapılır? Katılım teyidi ve kesin kişi sayısı
Siz Davetlisiniz Ekibi6 dk okuma
LCV takibi, davetiyeyi gönderdiğiniz her kişinin ya da hanenin gelip gelmeyeceğini ve kaç kişi geleceğini tek bir listede izlemektir. Üç parçadan oluşur: yanıt vermeyi kolaylaştıran kısa bir form ve son yanıt tarihi; kimin yanıt verdiğini, kimin vermediğini gösteren bir liste; son tarihten önce yanıt vermeyenlere yapılan kibar bir hatırlatma. Bu yazıda takibi baştan sona adım adım anlattık ve mekâna vereceğiniz kesin kişi sayısının nasıl hesaplanacağını örnekle gösterdik. LCV kısaltmasının anlamı ve davetiyeye nasıl yazıldığı için LCV nedir yazımıza bakabilirsiniz.
İçindekiler10 bölüm
Takip ne zaman başlar, ne zaman biter
LCV takibi davetiye gittiği gün başlar, mekâna ya da ikram firmasına kesin kişi sayısını verdiğiniz gün biter. Bu yüzden ilk iş, mekânın kesin sayıyı hangi gün istediğini öğrenmektir. Son yanıt tarihini bu günden birkaç gün önceye koyun: arada yanıt vermeyenleri arayacak ve listeyi toparlayacak zamanınız olsun. Davetiyenin kaç gün önce gönderileceğini ve son yanıt tarihinin etkinlik türüne göre nasıl değiştiğini davetiye ne zaman gönderilir yazımızda tablo olarak verdik.
1. Ne soracağınızı belirleyin
Her soru yanıt vermeyi biraz zorlaştırır. Önce zorunlu iki soruyla başlayın, ötekileri yalnız gerçekten kullanacaksanız ekleyin.
- Her davette: Geliyor musunuz? Kaç kişi geliyorsunuz?
- Çocuk sayısı: Mekân çocuklar için ayrı menü ya da sandalye hesaplıyorsa.
- Hangi etkinlik: Kına, nikâh ve düğün aynı davetiyedeyse misafir hangilerine geleceğini ayrı ayrı işaretlemeli; yoksa kınaya gelmeyecek biri düğün sayısını da şişirir.
- Yemek tercihi ya da alerji: Oturmalı yemekte ve ikram firması soruyorsa.
- Taraf: Gelin ya da damat tarafı; masa planı yapacaksanız işe yarar.
- Konaklama: Şehir dışından gelenler varsa.
Katılım formunda hangi bilginin sorulmasının yerinde olduğunu ve KVKK açısından nelere dikkat edileceğini etkinlik katılım formu yazımızda ayrıntılı anlattık.
2. Kişi hakkını baştan belli edin
Takibin en çok bozulduğu yer, davetin kimi kapsadığının belirsiz kalmasıdır. “Murat Bey ve ailesi” yazan bir davetiyeye dört kişilik bir hane de, yetişkin çocuklarıyla altı kişi de “evet” diyebilir. Davetli listenizde her davetiye için kaç kişilik hak verdiğinizi yazın; dijital davetiyede bu sayıyı formda sınır olarak koyabilirsiniz. Hitabın zarfa ve davetiyeye nasıl yazılacağını davetiye zarfı nasıl yazılır yazımızda örneklerle verdik.
3. Listeyi kurun
Yanıtlar nereden gelirse gelsin tek bir listeye işlenmeli. Kâğıtta, Excel’de ya da bir panelde tutabilirsiniz; önemli olan sütunların aynı kalmasıdır.
| Sütun | Ne yazılır | Neden |
|---|---|---|
| Ad | Davetin yapıldığı kişi ya da hane | Tek satır, tek davetiye |
| Grup | Gelin tarafı, damat tarafı, iş, komşu | Hatırlatmayı ve masa planını kolaylaştırır |
| Hak | Davetiyenin kaç kişiyi kapsadığı | “Ve ailesi” belirsizliğini çözer |
| Gönderildi | Tarih | İki kez göndermeyi önler |
| Açtı | Evet / hayır | Ulaşmayanı, kararsız olandan ayırır |
| Yanıt | Geliyor, gelmiyor, bekliyor | Asıl takip sütunu |
| Gelecek kişi | Sayı | Kesin sayının toplamı |
| Not | Alerji, konaklama, telefonla gelen yanıt | Kaybolmasın |
Listenin nasıl hazırlanacağını, grupların nasıl ayrılacağını davetli listesi nasıl hazırlanır yazımızda anlattık.
4. Yanıtları tek yerde toplayın
Formdan gelen yanıt kendiliğinden listeye düşer, ama yanıtların bir kısmı her zaman başka yoldan gelir: annenize telefonda “geliyoruz” denir, düğün grubunda biri “biz de oradayız” yazar, kayınpederiniz kahvede söz alır. Bu yanıtlar listeye işlenmezse sayı tutmaz. İki kural işe yarar:
- Listeyi tek kişi tutar. Ailenin başka üyeleri kendilerine gelen yanıtları bu kişiye iletir.
- Sözlü yanıt da yazılır. Not sütununa “telefonla, annesine söyledi” gibi kaynağını ekleyin; son hafta “bunu kim söylemişti” diye aramazsınız.
5. Yanıt vermeyenlere hatırlatın
Son yanıt tarihinden birkaç gün önce yanıt vermeyenleri ikiye ayırın; ikisine aynı mesajı atmak yanlış olur.
- Linki hiç açmayanlar: Davetiye büyük olasılıkla ulaşmadı ya da gözden kaçtı. Mesaj yeniden gönderilir, gerekirse telefonla aranır.
- Açıp yanıt vermeyenler: Davetiyeyi gördüler, karar vermediler. Kısa ve baskısız bir hatırlatma yeter: “Sizi de aramızda görmeyi çok isteriz; 1 Haziran’a kadar haber verebilirseniz sevinirim.”
Hatırlatma mesajı için hazır metinleri WhatsApp davetiye mesajı yazımızda bulabilirsiniz. Son tarih geçtikten sonra hâlâ yanıt vermeyenleri bir kez telefonla aramak, tahminle sayı vermekten her zaman iyidir.
6. Kesin kişi sayısını hesaplayın
Mekâna vereceğiniz sayı, “evet” diyenlerin kişi toplamı ile yanıt vermeyenler için ayırdığınız payın toplamıdır. “Hayır” diyenler hesaba girmez. Aşağıdaki sayılar yalnız hesabı göstermek için seçilmiş varsayımsal bir örnektir:
| Kalem | Hane | Kişi |
|---|---|---|
| Davetiye gönderilen | 180 | — |
| “Geliyoruz” diyen | 120 | 310 |
| “Gelemiyoruz” diyen | 35 | — |
| Aranınca yanıt veren (geliyor) | 10 | 24 |
| Hiç ulaşılamayan | 15 | Haneler ortalama 2 kişiyse en fazla 30 |
Bu örnekte kesin sayı 310 + 24 = 334 kişidir. Ulaşılamayan 15 hane için pay, çevrenizi bilerek sizin vereceğiniz bir karardır: hiç pay ayırmamak (334), yarısını saymak (yaklaşık 349) ya da hepsini saymak (364). Mekâna sayıyı verirken sözleşmenizde kesin sayının ne kadar aşılabileceğini ya da altına düşülebileceğini sorun; payın büyüklüğünü buna göre seçin.
Sık yapılan hatalar
- Son tarihi çok geç koymak. Mekânın istediği günle aynı güne konan son tarih, aramaya ve toparlamaya hiç zaman bırakmaz. Arada en az birkaç gün olsun.
- Formu uzatmak. On soruluk bir form, misafiri “sonra doldururum” demeye iter. Kullanmayacağınız hiçbir şeyi sormayın.
- Yanıtları iki listede tutmak. Gelinin listesiyle damadın listesi ayrı kalırsa aynı aile iki kez sayılır ya da hiç sayılmaz. Taraf bilgisini tek listede bir sütun olarak tutun.
- Herkese aynı hatırlatmayı göndermek. Yanıt vermiş birine “hâlâ yanıt bekliyoruz” mesajı gitmesi, takibin dağınık olduğunu gösterir ve misafiri kırar. Hatırlatmayı yalnız yanıt vermeyenlere gönderin.
- “Belki” yanıtını unutmak. Kararsız olduğunu söyleyenleri ayrı işaretleyin ve son tarihten önce bir kez daha sorun; kesin sayıda en çok sapma bu gruptan gelir.
- Kesin sayıdan sonra gelen yanıtı işlememek. Mekâna sayı verdikten sonra gelen her değişikliği listeye yazın ve mekânla bir kez daha paylaşın; masa planı ve ikram buna göre düzelir.
Katılım teyidi nasıl istenir
“Katılım teyidi”, LCV’nin özellikle kurumsal davetlerde kullanılan karşılığıdır: davetlinin katılacağını açıkça doğrulamasıdır. Davetiyede kısa ve tarihli bir cümle yeter. Birkaç örnek:
Lütfen katılım durumunuzu 1 Haziran’a kadar bildiriniz.
Katılım teyidinizi 20 Kasım’a kadar davetiyedeki formdan iletmenizi rica ederiz.
Gelip gelemeyeceğinizi 5 Mayıs’a kadar haber verirseniz seviniriz.
Telefon numarası yazacaksanız tek bir numara ve yanında bir isim yazın; iki aile, iki numara verince yanıtlar ikiye bölünür.
Siz Davetlisiniz’de LCV takibi
Katılım formu bütün paketlerde davetiyenin içinde hazır gelir. Formda neyi soracağınızı siz seçersiniz: kişi sayısı (isterseniz davetiye başına bir sınırla), çocuk sayısı, hangi etkinliğe gelineceği, yemek tercihi ve gerekirse taraf, yanındaki misafirlerin adları, telefon, alerji, erişilebilirlik ihtiyacı, şarkı isteği ve konaklama. Son yanıt tarihi yazarsanız form o günün sonunda kapanır; misafir bir değişiklik için sizinle iletişime geçmesi gerektiğini görür. Misafir fikrini değiştirirse yanıtını güncelleyebilir; her yeni yanıtta ve değişiklikte size e-posta gelir.
Standart ve Premium paketlerde her misafire kendi adıyla açılan link gönderirsiniz. Panel, kimin davetiyeyi açtığını, kaç kez açtığını ve kimin yanıt verdiğini isim isim gösterir; linki açıp yanıt vermeyenler için hazır bir hatırlatma mesajı sunar. İsterseniz formu yalnız listenizdeki kişisel linklerle yanıtlanabilir yaparsınız; yanıtları ve listeyi Excel olarak indirirsiniz. Ayrıntılar online LCV ve katılım takibi sayfamızda. Bir siteyi seçmeden önce LCV paneline nasıl bakılacağını ise dijital davetiye sitesi nasıl seçilir rehberimizin 9. sorusunda yazdık.
Davetiyenizi bu tasarımlardan biriyle oluşturun
Tasarımı seçin, bilgileri yazın; ödemeden önce davetiyenizi telefonda görürsünüz.
Sık sorulan sorular
Davetiye gönderilen her kişinin gelip gelmeyeceğini ve kaç kişi geleceğini tek bir listede izlemektir. Form ve son yanıt tarihi, yanıtları gösteren bir liste ve yanıt vermeyenlere hatırlatma takibin üç parçasıdır.
Davetlinin etkinliğe katılacağını açıkça doğrulamasıdır. Özellikle kurumsal davetlerde LCV yerine kullanılır; davetiyede tarihli bir cümleyle istenir.
Önce linki açıp açmadığına bakın. Hiç açmayana davetiyeyi yeniden gönderin ya da arayın; açıp yanıt vermeyene kısa ve baskısız bir hatırlatma yazın. Son tarihten sonra kalanları bir kez telefonla arayın.
“Geliyoruz” diyenlerin kişi toplamına, ulaşılamayan haneler için kendi seçtiğiniz bir payı eklersiniz. “Gelemiyoruz” diyenler hesaba girmez; payın büyüklüğünü mekânın tolerans koşuluna göre seçin.
Davetiyenin sonuna, tarih ve mekân bilgisinin altına yazılır; yanına bir son tarih eklenir. Dijital davetiyede bu cümle katılım formunun hemen üstünde durur.