Dijital davetiye nasıl gönderilir? WhatsApp, SMS, e-posta ve QR

Göndermeden önce üç kontrol

Gönderim düğmesine basmadan önce on dakikanızı şu üç kontrole ayırın; sonradan düzeltmek, yüz kişiye ikinci mesaj atmaktan çok daha kolaydır.

1. Linki önce kendinize gönderin. WhatsApp’ta kendi numaranıza ya da tek kişilik bir gruba atın. Önizleme kartında davetiyenizin başlığı ve tarihi çıkıyor mu, linke dokununca davetiye açılıyor mu, bakın.
2. Davetiyeyi telefonda baştan sona açın. Açılışı izleyin, adrese dokunup haritanın açıldığını, “takvime ekle” düğmesinin çalıştığını görün. Bir de eşinize ya da bir arkadaşınıza açtırın: sizin gözünüzden kaçan yazım hatasını o görür.
3. Son yanıt tarihini yazın. Tarih yoksa misafir “sonra bakarım” der ve unutur. Tarihin nasıl seçileceğini LCV takibi yazımızda anlattık.

Hangi kanaldan gönderilir

Tek bir doğru kanal yoktur; misafir listeniz kimlerden oluşuyorsa ona göre seçersiniz. Çoğu davette ana kanal WhatsApp olur, ötekiler ulaşılamayan birkaç kişiyi tamamlar.

Instagram hikâyesi ya da WhatsApp durumu bir gönderim kanalı değil, duyurudur: linki davet etmediğiniz kişiler de görür. Paylaşacaksanız neyi gizlemeniz gerektiğini davetiye paylaşırken ne yazılır yazımızda topladık.

WhatsApp’tan toplu davetiye göndermenin üç yolu

“Toplu gönderim” denince üç ayrı yöntem anlaşılır. Sonuçları birbirinden çok farklıdır.

Toplu mesaj listesi

WhatsApp’ın toplu mesaj listesi (eski adıyla yayın listesi), aynı mesajı seçtiğiniz kişilere ayrı ayrı sohbetlerde gönderir. Alıcı mesajı sizden gelmiş tek bir mesaj olarak görür, öteki alıcıları görmez. WhatsApp Yardım Merkezi’ne göre bir listeye en fazla 256 kişi eklenebilir ve mesajı yalnız numaranızı kendi rehberine kaydetmiş kişiler alır; kaydetmemiş birine mesaj gitmez ve size bir uyarı da gelmez. Toplu mesaj listesi bilgisayar ve web sürümünde yoktur, telefondan kurulur.

Bu yüzden toplu mesaj listesi, sizi rehberine kaydettiğinden emin olduğunuz yakın çevre için uygundur. Eşin ailesi, iş arkadaşları ya da uzaktan akrabalar için güvenilir bir yol değildir: kimin almadığını bilemezsiniz.

WhatsApp grubu

Aile grubunda davetiyeyi paylaşmak sıcak bir duyurudur, ama tek başına yetmez. Grupta herkes birbirinin numarasını görür, mesaj birkaç saat içinde sohbetin altında kalır ve kimin açtığını izleyemezsiniz. Grubu duyuru için kullanın; davetiyenin kendisini kişilere ayrıca gönderin. Gruba yazılacak kısa metinler için WhatsApp davetiye mesajı örneklerimize bakabilirsiniz.

Kişiye özel linkle tek tek

En çok yanıt bu yoldan gelir: mesaj misafirin adıyla başlar, link de onun adıyla açılır (“Sayın Hande Arslan”). Dijital davetiye platformlarının çoğunda misafir listesinden her kişi için hazır mesaj açılır, siz yalnız “Gönder”e basarsınız. Liste sırayla ilerlediği için 200 kişilik bir liste, kabaca bir akşamda biter. Gönderdiklerinizi işaretleyin; ikinci gün kimde kaldığınızı bilmek, iki kez gönderip misafiri şaşırtmaktan iyidir.

SMS ve e-postayla gönderim

SMS. WhatsApp kullanmayan birkaç misafir için yeterlidir. SMS’te önizleme kartı çıkmaz; misafir yalnız metni ve linki görür. Bu yüzden mesajı kısa ve açık yazın: kimin daveti, ne zaman, link. Uzun mesaj birden çok SMS’e bölünür. Misafiriniz tuşlu bir telefon kullanıyorsa link açılmayabilir; bu durumda telefonla arayıp bilgiyi sözle vermek en doğrusudur.

E-posta. Kurumsal davetlerde ve yurt dışında yaşayan misafirlerde iyi çalışır. Konu satırında daveti ve tarihi tek bakışta verin: “Davetlisiniz: Elif ile Kerem’in düğünü, 14 Haziran”. Gövdede tarih, saat, mekân, davetiye linki ve son yanıt tarihi olsun. Birden çok kişiye aynı e-postayı atıyorsanız adresleri “Gizli” (BCC) alanına yazın; “Kime” alanına yazılan adresler bütün alıcılara görünür, bu da kişisel verinin gereksiz yere paylaşılması demektir.

Konu: Davetlisiniz: Elif ile Kerem’in düğünü, 14 Haziran

Sevgili Murat Bey ve ailesi, 14 Haziran Cumartesi akşamı düğünümüzde sizi aramızda görmekten mutluluk duyarız. Saat, mekân ve yol tarifi davetiyemizde: [davetiye linki]. Katılım durumunuzu 1 Haziran’a kadar davetiyedeki formdan bildirirseniz seviniriz. Sevgiyle, Elif ve Kerem

Basılı kart ve QR kod

Aile büyüklerine ya da protokol konuklarına elden kart vermek isteyebilirsiniz. Kartın arkasına davetiyenizin QR kodunu koyarsanız, kartı alan kişi telefonunun kamerasıyla okutup aynı dijital davetiyeye ulaşır: harita, program ve katılım formu oradadır. Bilgi değişirse kartı yeniden bastırmazsınız, çünkü QR kod aynı linke gider. Yerleşim ve baskı öncesi test için QR kodlu davetiye yazımıza bakın.

Büyüklere gönderirken

Dijital davetiyenin büyüklere ulaşmadığı yerlerde sorun çoğu zaman teknoloji değil, ilk adımdır.

• Önce arayın, sonra gönderin. “Davetiyeyi şimdi telefonuna gönderiyorum, mavi yazıya dokunman yeter” demek, linkin açılma ihtimalini çok artırır.
• Mesajı kısa tutun. Büyükler uzun mesajın sonundaki linki görmeyebilir. Link ilk iki satırda olsun.
• Ailede bir aracı seçin. Yeğen, torun ya da komşu, davetiyeyi büyüğün telefonunda bir kez açıp göstersin; katılım formunu da onunla birlikte doldursun.
• Uygulama istemeyen bir davetiye seçin. Linke dokununca tarayıcıda açılmalı; üyelik ya da şifre istememeli.
• Gerekirse kart da gönderin. Bazı büyükler için elle tutulan kart hâlâ davetin kendisidir. Dijitalin ve basılının nerede güçlü olduğunu dijital mi, basılı davetiye mi yazımızda karşılaştırdık.

Önizleme kartı neden önemli

WhatsApp ya da başka bir mesajlaşma uygulaması bir link aldığında, o sayfanın başlığını, kısa açıklamasını ve görselini mesajın üstünde bir kart olarak gösterir. Misafirin linke dokunup dokunmayacağına çoğu zaman bu kart karar verir. Kartta davetiyenizin kendi başlığı, tarihi ve mekânı görünüyorsa mesaj bir davet gibi durur; sitenin genel tanıtım görseli görünüyorsa reklam gibi durur.

İki pratik not: Kart bazen mesaj yazılırken birkaç saniyede yüklenir; linki yapıştırdıktan sonra kart görünene kadar bekleyip öyle gönderin. Kartta tarih ve mekân yazdığı için, linki herkese açık bir yerde paylaştığınızda bu bilgiler de görünür. Davetiye sitesi seçerken önizleme kartına nasıl bakılacağını dijital davetiye sitesi nasıl seçilir rehberimizin 6. sorusunda anlattık.

Gönderdikten sonra

Gönderim, davetin yarısıdır. Birkaç gün sonra kimin açtığına ve kimin yanıt verdiğine bakın. Linki hiç açmayanlara davetiye ulaşmamış olabilir; açıp yanıt vermeyenler ise çoğu zaman kararsızdır. İkisine farklı bir hatırlatma yazmak daha kibar ve daha etkilidir; yöntemi LCV takibi yazımızda, hatırlatma metinlerini WhatsApp davetiye mesajı yazımızda bulabilirsiniz.

Siz Davetlisiniz’de gönderim

Davetiyeniz yayına girince panelinizde genel davetiye linki, “WhatsApp’ta paylaşın” düğmesi ve basılı kart için indirilebilir QR kodu hazır olur. Standart ve Premium paketlerde misafir listesi de vardır:

• Listeyi Excel ya da CSV dosyasından yüklersiniz; Android telefonda Chrome’dan rehberinizdeki kişileri doğrudan seçebilir, iPhone’da kişilerinizi dışa aktardığınız dosyayı yükleyebilirsiniz.
• Her misafirin adının altındaki düğmeye dokununca WhatsApp, misafirin adı ve kişisel linkiyle hazır bir mesajla açılır. Birden çok kişiyi seçip sırayla da gönderebilirsiniz; gönderdikleriniz işaretlenir.
• Panel, kimin davetiyeyi açtığını ve kaç kez açtığını gösterir; linki açıp yanıt vermeyenler için hazır bir hatırlatma mesajı sunar.

SMS ve e-postayı sistem sizin adınıza göndermez: kişisel linki kopyalayıp kendi telefonunuzdan ya da e-posta adresinizden iletirsiniz. Önizleme kartı her davetiye için o davetiyenin başlığı, tarihi ve mekânıyla, tasarımın renklerinde üretilir. Ayrıntılar WhatsApp ile davetiye gönderin sayfamızda.