Dijital konferans ve seminer davetiyesi

Kayıt, kontenjan ve çevrimiçi katılım

Konferans davetiyesi aslında bir kayıt formudur. Konuk listenizi Excel ya da CSV dosyasından içe aktarırsınız; her kişiye isimli link oluşur, davetiyeyi açan kişi adıyla karşılanır. İsterseniz yanıtı yalnız isimli linklere açarsınız. Katılım formuna telefon, alerji ya da erişilebilirlik ihtiyacı gibi sorular eklersiniz; yanıtlar Excel’de ayrı sütunlar olarak gelir.

Salon kapasitesi sınırlıysa Premium pakette kontenjan bölümü davetiyede kişi sınırını ve onay notunu gösterir. Etkinlik hem salonda hem çevrimiçi yapılıyorsa çevrimiçi katılım bölümüne Zoom, Meet ya da Teams linkini yazarsınız; link varsayılan olarak yalnız katılımını onaylayan kişilere görünür.

Kayıt masasında kuyruğu kısaltmanın yolu, katılımcıyı kapıya gelmeden tanımaktır. Excel’e aktardığınız listede her katılımcının adı, yanıtı ve formda verdiği ek bilgiler ayrı sütunlarda gelir; yaka kartlarını bu listeden hazırlarsınız. Etkinlik yaklaşırken yanıt vermeyenlere WhatsApp’tan hatırlatma gönderir, son hafta beklenen sayıyı ikram firmasına ve salona kesin olarak bildirirsiniz. Takvime ekleme düğmesi salonun adresini ve başlangıç saatini katılımcının telefon takvimine işler. Engelli katılımcılar için erişilebilirlik sorusunu formda açmak, rampa, asansör ya da işaret dili ihtiyacını önceden öğrenmenizi sağlar.

Şehir dışından gelen katılımcılar ve rıza metni

Ulusal bir kongrede katılımcıların bir kısmı başka şehirlerden gelir. Konaklama bölümüne anlaşmalı otelleri, indirim kodunu ve transfer bilgisini eklersiniz; bu bölüm Standart ve Premium paketlerde var. Kıyafet kuralını ve kayıt masasının açılış saatini yazmak, sabah kuyruğunu kısaltır.

Oturumlar kaydedilecek ya da fotoğraflanacaksa KVKK ve rıza bölümüne kurumunuzun bilgilendirme metnini koyarsınız; katılımcı bunu yanıt vermeden önce okur. Etkinlik bir sponsor desteğiyle yapılıyorsa Premium pakette sponsor logoları kademesiyle birlikte ayrı bir bölümde gösterilir.