Etkinlik katılım formu nasıl hazırlanır?
İyi bir etkinlik katılım formu kısa olur: katılıp katılmayacağını ve kaç kişi geleceğini sorar, yalnız gerçekten ihtiyaç duyduğunuz birkaç ek soruyu ekler. Her yeni soru formu doldurmayı zorlaştırır ve topladığınız kişisel veriyi artırır. Bu yazıda katılım formu oluştururken hangi soruların sorulacağını, KVKK açısından hangi verilerde dikkatli olunması gerektiğini ve davetiyenin içindeki bir form ile ayrı bir form aracının farkını anlattık.
Siz Davetlisiniz Ekibi ·
Önce amacı yazın
Formu hazırlamadan önce tek bir soruyu cevaplayın: bu bilgilerle ne yapacağım? Kişi sayısını mekâna bildirmek için mi, yemek siparişi için mi, yaka kartı basmak için mi, oturma planı için mi? Her sorunun karşısına bir kullanım yazın. Kullanımı olmayan soru formdan çıkar.
Bu yaklaşım hem misafirin işini kolaylaştırır hem de kişisel verilerin korunmasında temel ilke olan ölçülülüğe uyar: amaç için gerekli olmayan veri toplanmaz.
Her formda olması gereken sorular
- Ad soyad: Kişisel linkle gönderilen davetlerde ad zaten bilinir; ortak linkte sorulur.
- Katılım durumu: Katılıyorum / Katılamıyorum. Mümkünse iki büyük düğme olarak.
- Kişi sayısı: Misafirin yanında kaç kişiyle geleceği. Davet başına bir üst sınır koymak, beklenmedik kalabalığı önler.
Birden fazla etkinliğiniz varsa (örneğin kına, nikâh ve düğün ya da bir konferansın iki günü), katılım her etkinlik için ayrı sorulmalıdır.
İhtiyaca göre eklenebilecek sorular
| Soru | Ne zaman gerekir | Not |
|---|---|---|
| Çocuk sayısı | Çocuk menüsü ya da oyun alanı planlanıyorsa | Yetişkin sayısından ayrı sorulur |
| Yemek tercihi | Menüde seçenek varsa | Standart, vejetaryen, vegan, glutensiz, çocuk menüsü gibi |
| Alerji | Yemek ikram edilecekse | Sağlık verisidir, dikkatli kullanılır (aşağıda) |
| Erişilebilirlik ihtiyacı | Mekânda merdiven, uzak otopark varsa | Tekerlekli sandalye, yakın park yeri gibi |
| Ulaşım ve konaklama | Şehir dışından gelen varsa | Servis ya da otel planı için |
| Taraf ya da kurum | Masa planı ya da yaka kartı için | Gelin/damat tarafı, şirket adı |
| Yanındaki kişilerin adları | Kapıda isim listesi kullanılacaksa | Yalnız gerekiyorsa |
| Telefon | Etkinlik günü ulaşmanız gerekecekse | Kişisel linkle gönderilen davetlerde çoğu zaman gereksiz |
| Şarkı isteği | Düğün ve partilerde | Eğlenceli, isteğe bağlı bir soru |
Toplantılar ve kurumsal etkinlikler için buna birkaç soru eklenebilir: unvan ve kurum (yaka kartı için), çevrim içi mi yüz yüze mi katılacağı, hangi oturumlara katılacağı. Yine de her soru için “bu bilgiyle ne yapacağım?” testini uygulayın.
KVKK açısından nelere dikkat edilmeli
Katılım formuyla topladığınız ad, telefon ve e-posta gibi bilgiler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir. Bir kurum ya da şirket olarak form düzenliyorsanız bu verileri yalnız belirttiğiniz amaç için kullanmak, formun yanında bir aydınlatma metni sunmak ve etkinlik bittikten sonra gerekmeyen verileri silmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Kanunun 6. maddesi bazı verileri “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayırır; sağlık, din, mezhep, etnik köken, siyasi düşünce ve dernek üyeliği bunlar arasındadır. Katılım formunda bu tür veriler şu biçimlerde karşınıza çıkabilir:
- Alerji ve diyet kısıtı: Alerji bir sağlık bilgisidir. Sorunuz varsa yalnız ikram hazırlığı için kullanın, mutfak ekibiyle ad olmadan paylaşın ve etkinlikten sonra silin.
- Erişilebilirlik ihtiyacı: Bir sağlık durumuna işaret edebilir. Soruyu açık uçlu değil, ihtiyaca yönelik sorun: “Mekânda size nasıl kolaylık sağlayabiliriz?”
- Dini tercihlerle ilgili sorular: Menü için gerekli değilse sormayın.
Fotoğraf ve video çekimi yapılacak kurumsal ya da okul etkinliklerinde, katılımcıyı bu konuda önceden bilgilendirmek gerekir. Okul etkinliklerinde çocukların görüntüleri için veli izni istenir.
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; kurumunuzun aydınlatma metni için bir uzmana danışmanızı öneririz.
Davetiye içi form mu, ayrı form aracı mı
Katılım formu için iki yol vardır: davetiyenin içinde yer alan bir form ya da Google Forms, Microsoft Forms gibi ayrı bir form aracı.
| Davetiye içi form | Ayrı form aracı | |
|---|---|---|
| Misafirin deneyimi | Davetiyeyi okurken aynı sayfada yanıt verir | Ayrı bir linke gider |
| Davet bilgileri | Tarih, harita, program aynı sayfada | Form ile davet bilgisi ayrı yerde |
| Kimin yanıt vermediği | Kişisel linkle gönderildiyse görünür | Genellikle görünmez; listeyle elle karşılaştırılır |
| Hatırlatma | Yanıt vermeyenlere hazır mesajla | Elle |
| Soru esnekliği | Etkinlik türüne uygun hazır sorular | Her türlü soru eklenebilir |
| Maliyet | Davetiye paketine dahil | Çoğu aracın ücretsiz sürümü vardır |
Ayrı bir form aracı, çok sayıda özel sorusu olan başvuru formları için daha esnektir. Davetiyenin içindeki form ise misafiri ayrı bir sayfaya göndermediği ve kimin yanıt vermediğini gösterdiği için davetlerde daha az kayıpla çalışır.
Siz Davetlisiniz’de katılım formu
Davetiyenizdeki katılım formu varsayılan olarak açıktır: misafir katılıp katılmayacağını ve kaç kişi geleceğini bildirir. Davet başına kişi sayısı sınırı koyabilir, çocuk sayısını ve yemek tercihini sorabilirsiniz. İsteğe bağlı sorular arasında taraf, yanındaki misafirlerin adları, telefon, alerji, erişilebilirlik ihtiyacı, şarkı isteği ve konaklama ihtiyacı bulunur; hangilerini açacağınızı siz seçersiniz. Son yanıt tarihi koyduğunuzda form o tarihten sonra kapanır.
Yanıtlar panelinizde katılıyor, katılmıyor ve yanıt yok olarak ayrılır. Standart ve Premium paketlerde her misafire kişisel link gönderir, yanıt vermeyenlere hatırlatma yollar ve bütün yanıtları Excel’e aktarırsınız. Kurumsal etkinliklerde “KVKK ve rıza” bölümünde aydınlatma metninizi katılım formunun altında gösterebilirsiniz (Standart ve Premium).
Sık sorulan sorular
Katılım durumu ve kişi sayısı her formda olmalıdır. Yemek tercihi, çocuk sayısı, alerji, ulaşım gibi sorular yalnız bir kullanımı varsa eklenir.
Form kişisel veri topluyorsa 6698 sayılı Kanun kapsamındadır. Kurum ya da şirket olarak form düzenliyorsanız aydınlatma yükümlülüğü ve verilerin amaca uygun kullanımı sizin sorumluluğunuzdadır.
Sakıncalı değildir, ama sağlık verisidir. Yalnız ikram hazırlığı için kullanın, gereğinden fazla kişiyle paylaşmayın ve etkinlikten sonra silin.
Ayrı form araçları çok esnektir, ama misafiri davetiyeden ayrı bir sayfaya gönderir ve kimin yanıt vermediğini göstermez. Davetiye içi form, davet bilgileriyle yanıtı aynı sayfada toplar.
Katılım durumu, çevrim içi mi yüz yüze mi katılacağı ve gerekiyorsa unvan ve kurum. Toplantının gündemini ve bağlantısını formun bulunduğu davetiyede vermek, katılımcının her şeyi tek yerde bulmasını sağlar.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 4 (ölçülülük ilkesi) ve madde 6 (özel nitelikli kişisel veriler) — mevzuat.gov.tr.