Dijital veli toplantısı davetiyesi

Veli toplantısı davetiyesinde olması gerekenler: okul, sınıf, gündem, saat

Bir veli toplantısı davetinde velinin aradığı dört bilgi vardır: hangi okul ve hangi sınıf, hangi gün ve saatte, nerede (sınıfta mı, konferans salonunda mı) ve ne konuşulacak. İlk üçü davetiyenin üst kısmında, başlık ve tarihle birlikte görünür. Birden çok şubesi olan okullarda sınıfı ve şubeyi başlığa yazmak, yanlış salona giden velileri önler.

Gündem, katılımı en çok etkileyen bilgidir. Veli, toplantıda dönem notlarının, gezi planının ya da yeni bir kuralın konuşulacağını bilirse daha kolay zaman ayırır. Gündem bölümüne her maddeyi ayrı yazarsınız; her maddenin yanına sorumlu öğretmenin adını ve ayrılan süreyi ekleyebilirsiniz. Böylece toplantının ne kadar süreceği de önceden bellidir.

Bireysel görüşmeler yapılacaksa program bölümüne “17.30-18.30 sınıf öğretmeniyle birebir görüşmeler” gibi bir satır eklemek, velinin ne zaman sırasının geleceğini tahmin etmesini sağlar. Çalışan veliler için toplantı saatini iş çıkışına denk getirmek katılımı artırır.

Veli toplantılarında dil sade ve saygılı olmalıdır. Davet metni çoğu zaman sınıf öğretmeninin ya da okul müdürünün ağzından yazılır; imzanın altına adını ve unvanını eklemek, velinin kime yanıt verdiğini bilmesini sağlar. Toplantıya çocuklarla gelinip gelinmeyeceği de sık sorulan bir sorudur; katılım formunda çocuk sorusu açık gelir, kaç çocuğun geleceğini görürsünüz. Okulun hangi kapısının açık olacağı ve otopark durumu gibi küçük bilgileri mekân bölümüne ya da bir bilgi kartına yazmak, akşam saatlerinde yapılan toplantılarda velinin kapıda beklemesini önler.