Davetli listesi nasıl hazırlanır?

1. Önce üst sınırı belirleyin

Listeye isim yazmaya başlamadan önce iki sayıyı bilin: mekânın kapasitesi ve bütçenizin karşılayabileceği kişi sayısı. Küçük olanı üst sınırınızdır. Bu sayı olmadan başlayan liste, her yeni isimle büyür ve sonunda kimin çıkarılacağı tartışmasına döner.

Düğün gibi iki tarafın ortak düzenlediği davetlerde üst sınırı taraflar arasında baştan paylaştırmak işinizi kolaylaştırır: gelin tarafı, damat tarafı ve çiftin kendi arkadaşları gibi. Paylaştırma eşit olmak zorunda değildir; önemli olan herkesin kendi payını bilmesidir.

2. Listeyi gruplara ayırın

Davetlileri gruplara ayırmak hem sayıyı kontrol etmeyi hem de masa planını kolaylaştırır. Tipik gruplar:

• Birinci derece aile: Anne, baba, kardeşler, büyükanne ve büyükbabalar.
• Geniş aile: Amca, dayı, hala, teyze ve aileleri; kuzenler.
• Arkadaşlar: Okul, mahalle, çocukluk arkadaşları.
• İş çevresi: Yöneticiler, çalışma arkadaşları, iş ortakları.
• Aile dostları ve komşular: Anne babanın davet etmek istediği yakın çevre.

Liste üst sınırı aşarsa gruplar arasında karar vermek kolaylaşır: “Geniş aileden kimleri, iş çevresinden kimleri?” sorusu, tek tek isimler üzerinden tartışmaktan daha az yıpratır.

3. Kişi sayısını tahmin edin

Davetiye bir kişiye değil, çoğu zaman bir haneye gider. “Ahmet Yılmaz ve ailesi” diye davet ettiğiniz bir hane iki kişi de olabilir, beş kişi de. Bu yüzden listede her satıra “kaç kişi” sütunu ekleyin ve o hanenin kaç kişiyle gelebileceğini baştan yazın.

Toplam kişi sayısı ile gelecek kişi sayısı aynı değildir; davet ettiğiniz herkes katılmayabilir. Kesin sayıyı ancak cevaplar geldikçe öğrenirsiniz. Bu yüzden mekâna ilk aşamada davet ettiğiniz toplam sayıyı değil, cevaplar geldikçe güncellenen bir sayıyı vermek, son yanıt tarihini de mekânın kesin sayı istediği günden önceye koymak doğru olur. Cevapları nasıl toplayacağınızı LCV nedir yazımızda anlattık.

4. Telefonları toplayın

Dijital davetiye gönderecekseniz listedeki her hane için en az bir telefon numarası gerekir. Numaraları toplamanın en kolay yolu, her aile grubundan bir kişiye kendi grubunun listesini doldurmasını rica etmektir: teyzeniz kendi çocuklarının, amcanız kendi ailesinin numaralarını daha kolay bulur.

Numaraları tek biçimde yazın: “0532 000 00 00” ya da “+90 532 000 00 00”. Karışık biçimler, listeyi bir sisteme aktarırken hataya yol açar. Telefonu olmayan ya da WhatsApp kullanmayan misafirleri ayrıca işaretleyin; onlara davetiyeyi bir yakınları aracılığıyla ya da telefonla ulaştırırsınız.

Topladığınız numaralar kişisel veridir. Listeyi yalnız davet için kullanın, herkese açık bir tabloda paylaşmayın ve etkinlikten sonra saklamanız gerekmiyorsa silin.

5. Masa ve taraf bilgisini ekleyin

Oturma planı yapacaksanız listeye “masa” sütunu eklemek, düğün günü karşılama ekibinin işini kolaylaştırır. Masa planını cevaplar geldikten sonra yapmak daha gerçekçidir; ama grupları listede işaretlemek, planı kurarken hangi misafirleri yan yana oturtacağınızı gösterir.

Ücretsiz davetli listesi şablonu

Aşağıdaki şablonu bir hesap tablosuna (Excel, Google E-Tablolar ya da Numbers) kopyalayıp kullanabilirsiniz. Sütunların sırası, Siz Davetlisiniz paneline doğrudan aktarılabilecek biçimdedir.

İlk dört sütun (Ad, Telefon, Kişi, Masa) panele aktarılır; Grup ve Not sütunları kendi takibiniz içindir. Kişi sayısı 1 ile 20 arasında bir sayı olmalıdır.

Listeyi dijital davetiyenize aktarın

Listeniz hazır olduğunda onu davetiyenizin paneline aktarıp her misafire isimli bir link üretebilirsiniz. Bu özellik Standart ve Premium paketlerde var.

1. Panelde “Listeden ekleyin” bölümünü açın. Listeyi doğrudan yapıştırabilir ya da Excel (.xlsx) veya CSV dosyası yükleyebilirsiniz. Satırlar “Ad; Telefon; Kişi; Masa” sırasıyla okunur; ilk satır başlıksa atlanır.
2. Hatalı satırları düzeltin. Adı eksik ya da telefonu geçersiz olan satırlar nedeniyle birlikte gösterilir; sessizce atlanmaz.
3. Linkleri gönderin. Her misafirin adının altındaki “WhatsApp’ta gönderin” düğmesi, misafirin kendi linkiyle hazır bir mesaj açar. Davetiyeyi açan misafir kapakta kendi adıyla karşılanır; masa numarası yazdıysanız davetiyede “Masanız” bölümünde görünür.
4. Yanıtları izleyin. Panelde kimin açtığını, kimin yanıtladığını ve kaç kişi geleceğini görürsünüz; yanıt vermeyenlere hatırlatma gönderir, bütün listeyi Excel’e aktarırsınız.

Android telefonda Chrome kullanıyorsanız rehberinizden kişi seçerek de liste oluşturabilirsiniz.