Site yönetim toplantısı nasıl yapılır?

Önce bir not

Bu yazı genel bilgi verir, hukuki danışmanlık değildir. Her apartmanın ve sitenin bir yönetim planı vardır; toplantı zamanı, çağrının şekli ve bazı konular orada ayrıca düzenlenmiş olabilir. Birden çok bloktan oluşan sitelerde (toplu yapılarda) toplantı düzeni yönetim planında ayrıca kurulmuş olabilir. Tereddütte bir hukukçuya danışın.

Toplantı ne zaman yapılır

Kat malikleri kurulu yılda en az bir kez, yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanır. Yönetim planında bir zaman gösterilmemişse toplantı her takvim yılının ilk ayı içinde yapılır. Toplu yapılarda, yani birden çok bloktan oluşan sitelerde kanun ayrı bir süre koyar: bu yapılarda kurul en geç iki yılda bir toplanır (KMK m.29). Sitenizin hangi düzene tabi olduğunu yönetim planı gösterir.

Önemli bir sebep çıktığında yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı yapılabilir. Bunun için bütün kat maliklerine en az on beş gün önce imzalatılacak bir çağrı ya da taahhütlü mektupla bildirim yapılır ve toplantının sebebi de yazılır (KMK m.29).

Çağrı ve ikinci toplantı

Çağrıda, ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında yedi günden az zaman bırakılamaz (KMK m.29); ikinci toplantı da en geç on beş gün sonra yapılır (KMK m.30). Yani ikinci toplantı, ilk toplantıdan 7 ile 15 gün sonrasına konur.

Çağrı metninde bulunması gerekenler:

• Toplantının tarihi, saati ve yeri
• Gündem (olağanüstü toplantıda toplantının sebebi)
• Yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri
• Vekâletle katılım hakkında kısa bir not
• Çağrıyı yapanın adı ve sıfatı (yönetici, denetçi ya da kat malikleri)

Yeter sayı

Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur (KMK m.30).

Kanun bazı kararlar için ayrıca daha yüksek çoğunluklar arar. Yönetim planının değiştirilmesi gibi bir konu gündemdeyse, o konuya uygulanacak yeter sayıyı kanundan ve yönetim planınızdan ayrıca kontrol edin.

Oy hakkı ve vekâlet

Vekâletle katılacaklar için çağrıda vekâletnamenin şeklini ve toplantıdan önce nereye teslim edileceğini yazmak, toplantı günü kapıdaki tartışmayı önler.

Karar defteri

Kurul kararları, 1’den başlayarak sırayla numaralanmış ve her sayfası noterce onaylanmış bir karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara karşı oy verenler, karşı oylarının sebebini yazarak imzalar (KMK m.32). Bütün kat malikleri, yönetici ve denetçiler kurul kararlarına uymakla yükümlüdür.

Toplantı günü

1. Katılanların listesi: bağımsız bölüm numarası, malikin adı, vekâletle katılıyorsa vekilin adı.
2. Yeter sayının sayı ve arsa payı bakımından hesaplanması.
3. Toplantıyı yönetecek başkanın ve yazmanın belirlenmesi.
4. Gündemin sırayla görüşülmesi: yönetici ve denetçi raporları, gelir-gider, işletme projesi, aidat, bakım ve onarım, seçimler.
5. Kararların karar defterine yazılması ve imzalanması.

Arsa payı listesini toplantıdan önce hazırlamak, yeter sayı hesabını dakikalar içinde bitirir.

Davet ve katılım takibi

Olağanüstü toplantıda kanunun istediği çağrı şekli, imzalatılacak bir çağrı ya da taahhütlü mektuptur; olağan toplantıda da yönetim planındaki yol izlenir. Dijital bir davetiye bu çağrının yerine geçmez, ama yanında işe yarar: kat maliklerinin site grubunda toplantının tarihini, yerini, gündemini ve haritada konumunu okunaklı bir sayfada görmesini, takvimine eklemesini ve katılıp katılmayacağını önceden bildirmesini sağlar.

Dijital toplantı davetiyesinde gündem ve toplantı dosyası (ör. işletme projesi) Standart ve Premium paketlerde eklenir. Ayrıntılar dijital toplantı davetiyesi sayfamızda.

Kontrol listesi

• ☐ Yönetim planı okundu: toplantı zamanı, çağrı şekli
• ☐ Çağrı en az 15 gün önce, gündemiyle yapıldı
• ☐ İkinci toplantı ilk toplantıdan 7-15 gün sonrasına kondu
• ☐ Arsa payı listesi ve katılım listesi hazır
• ☐ Vekâletnameler toplandı, sınır kontrol edildi
• ☐ Noter onaylı karar defteri toplantıda
• ☐ Kararlar yazıldı ve imzalandı

Sık yapılan hatalar

• Yalnız kişi sayısına bakmak. Yeter sayı hem kişi sayısı hem arsa payı bakımından aranır.
• İkinci toplantıyı rastgele bir tarihe koymak. İlk toplantıdan en az 7, en geç 15 gün sonra olmalıdır.
• Tek kişide çok vekâlet toplamak. Toplam oyların yüzde beşi sınırı var.
• Kararı defter yerine mesaj grubunda bırakmak. Karar, noter onaylı karar defterine yazılıp imzalanır.