Dernek genel kurulu nasıl yapılır?

Önce bir not

Bu yazı genel bilgi verir, hukuki danışmanlık değildir. Derneğinizin tüzüğü toplantı zamanı, çağrı usulü ve bazı yeter sayılar için ek kurallar koymuş olabilir. Tereddüt ettiğiniz bir konuda derneğinizin bağlı olduğu il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne danışın.

Genel kurul ne zaman toplanır

Olağan genel kurul, tüzükte belirtilen zamanda, yönetim kurulunun çağrısıyla toplanır; kanun olağan toplantının en geç üç yılda bir yapılmasını zorunlu tutar (TMK m.74). Olağanüstü genel kurul ise yönetim ya da denetim kurulu gerekli gördüğünde veya dernek üyelerinin beşte birinin yazılı isteği üzerine toplanır (TMK m.75).

Toplantı, tüzükte aksine bir hüküm yoksa dernek merkezinin bulunduğu yerde yapılır (TMK m.78).

Çağrı: en az on beş gün önce

Genel kurul, yönetim kurulunca en az on beş gün önceden toplantıya çağrılır. Çağrıda toplantının günü, saati, yeri ve gündemi üyelere bildirilir; çağrı usulünün ayrıntıları yönetmelikle düzenlenir (TMK m.77).

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü’nün açıklamasına göre çağrı, bir gazetede ya da derneğin internet sitesinde ilan edilerek, yazılı bildirimle ya da üyenin bildirdiği e-posta adresine veya iletişim numarasına mesaj gönderilerek yapılabilir. Tüzüğünüz hangi yolu seçtiyse o kullanılır.

İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının günü, saati ve yeri de aynı çağrıda belirtilir. İki toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Gündem

Genel kurulda yalnız gündemdeki maddeler görüşülür. Ancak toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda biri, görüşülmesini istedikleri bir konuyu yazılı olarak bildirirse o konunun gündeme alınması zorunludur (TMK m.79).

Olağan bir genel kurulun gündeminde sık yer alan maddeler:

1. Açılış, yoklama ve saygı duruşu
2. Toplantıyı yönetecek başkan, başkan vekili ve yazmanın seçimi
3. Yönetim kurulu çalışma raporunun okunması ve görüşülmesi
4. Denetim kurulu raporunun okunması ve görüşülmesi
5. Gelir-gider hesabının görüşülmesi, yönetim kurulunun aklanması
6. Tahmini bütçenin görüşülmesi
7. Yönetim ve denetim kurullarının seçimi (seçim yılıysa)
8. Dilek ve temenniler, kapanış

Gündemi tüzükteki sıraya ve derneğinizin önceki toplantılarına göre düzenleyin.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Örnek: Yönetim kurulu 5, denetim kurulu 3 üyeliyse ikinci toplantıda en az 16 üyenin bulunması gerekir.

Toplantı günü

Toplantıya gelen üyeler kimliklerini göstererek hazır bulunanlar listesini (hazirun listesi) imzalar. Toplantı açıldıktan sonra toplantıyı yönetmek üzere bir başkan, yeteri kadar başkan vekili ve yazman seçilir (TMK m.79). Görüşmeler ve alınan kararlar bir tutanağa geçirilir; tutanağın kimlerce imzalanacağı ve saklanması için tüzüğünüze ve il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünün yönlendirmesine bakın.

Pratik hazırlık:

• Hazirun listesi, kalem ve kimlik kontrolü için bir masa ve iki görevli
• Seçim yapılacaksa oy pusulaları, sandık ve sayım için bir alan
• Faaliyet ve denetim raporlarının basılı ya da ekranda gösterilecek kopyaları
• Tutanak için şablon ve yazman

Toplantıdan sonra: sonuç bildirimi

Genel kurulun sonuçları, toplantıyı izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine bildirilir (Genel Kurul Sonuç Bildirimi). Bildirimin biçimi ve ekleri için il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünün güncel yönlendirmesine bakın.

Davet ve katılım takibi

Yasal çağrı, tüzüğün ve yönetmeliğin saydığı yollarla yapılır; bu kısmı atlamayın. Bunun yanında üyelere gönderdiğiniz e-posta ya da mesajın içine bir davetiye linki koymak, toplantının yerini, saatini ve gündemini üyenin telefonunda okunaklı bir sayfada gösterir; kimin katılacağını önceden görmek de salonun ve ikramın hazırlığını kolaylaştırır.

Dijital toplantı davetiyesinde gündem, toplantı dosyası ve katılım formu aynı sayfada yer alır; gündem ve dosya bölümü Standart ve Premium paketlerdedir. Ayrıntılar dijital toplantı davetiyesi sayfamızda.

Kontrol listesi

• ☐ Tüzük okundu: toplantı zamanı, çağrı usulü, özel yeter sayılar
• ☐ Yönetim kurulu çağrı kararı alındı
• ☐ Çağrı en az 15 gün önce yapıldı; ikinci toplantının günü, saati ve yeri yazıldı
• ☐ Gündem tüzük sırasına göre hazır
• ☐ Faaliyet ve denetim raporları, bütçe hazır
• ☐ Hazirun listesi ve seçim malzemeleri hazır
• ☐ Tutanak yazıldı ve imzalandı
• ☐ Sonuç bildirimi 30 gün içinde yapıldı

Sık yapılan hatalar

• Çağrıyı son haftaya bırakmak. On beş günlük süre kanundan gelir; kısalırsa toplantının geçerliliği tartışmaya açılır.
• İkinci toplantı tarihini yazmamak. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yeniden çağrı süreci başlar.
• Gündem dışı konuya karar almak. Kanun yalnız gündemdeki maddelerin görüşülmesine izin verir; istisnası üyelerin onda birinin yazılı isteğidir.
• Sonuç bildirimini unutmak. Otuz günlük süre toplantı gününden başlar.