Protokol davetiyesi nasıl hazırlanır?

Protokol sırası neye göre belirlenir

İl ve ilçelerdeki resmî törenlerde uygulanan protokol sırası, 5 Mayıs 2012 tarihli ve 28283 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Ulusal ve Resmi Bayramlar ile Mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği”nin ekindeki (1) sayılı listede yer alır. Yönetmelik yürürlüktedir ve zaman içinde değişiklik görmüştür; en güncel metne mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.

Pratikte, bir ilde düzenlenecek etkinlik için en güvenilir kaynak o ilin valiliğidir; bazı valilikler güncel il protokol listesini kendi internet sitesinde yayımlar (örneğin Antalya Valiliği). Davetiyeleri ve oturma düzenini hazırlamadan önce bu listeyi valilikten teyit etmek, sıralama hatasını önler.

Özel bir kurumun, bir derneğin ya da bir iş yerinin düzenlediği etkinlikler resmî tören sayılmaz; yine de protokol konuğu davet edildiğinde bu sıralamaya uyulması nezaket gereğidir.

Davet metni nasıl yazılır

Protokol davetiyesinin metni kısa, açık ve makama hitap eden bir dille yazılır. Temel kalıp:

Sayın [Makam],

[Kurum adı] tarafından [tarih] tarihinde saat [saat]’te [yer]’de düzenlenecek [etkinlik adı] törenini teşrifleriniz onurlandıracaktır.

Katılımınızı saygılarımızla arz ederiz.

[Davet edenin adı, unvanı, kurum]

Dikkat edilecekler:

• Hitap makama yapılır: “Sayın Vali”, “Sayın Kaymakam”, “Sayın Belediye Başkanı”, “Sayın Milletvekili”. Metinde makam sahibinin adı yerine makamı anılır.
• “Arz ederiz” kullanılır: Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre üst ve aynı düzeydeki makamlara yazılan metin “arz ederim” ile biter; kurum adına yazılan davetiyede bu “arz ederiz” olur.
• Konuşma rica ediliyorsa ayrıca belirtilir: “Törenimizde bir konuşma yapmanızı rica eder…” gibi. Konuşma sırası ve süresi, davetten ayrı olarak makamın özel kalemiyle konuşulur.
• Tarih ve saat açık yazılır: Gün adıyla birlikte; karşılama saati ile tören saati farklıysa ikisi de verilir.
• LCV ayrı bir satırda: “Katılım durumunuzu [tarih] tarihine kadar [ad, telefon] aracılığıyla bildirmenizi rica ederiz.”

Protokol ve kurumsal davetler için hazır metin örneklerini kurumsal davetiye metni örnekleri sayfamızda bulabilirsiniz.

Protokol davetiye zarfı nasıl yazılır

Zarfta makam sahibine makamıyla hitap edilir. Protokol kaynakları, devletin üst kademesindeki makamlara gönderilen yazılarda zarfa makamın yazılmasını yeterli sayar:

Sayın [İl] Valisi

Makamlara göre örnekler:

Makamın adını kısaltmadan yazmak zarfı özenli gösterir: “Bld. Bşk.” yerine “Belediye Başkanı” gibi. Makam sahibinin adını ya da eşiyle birlikte davet edildiğini de zarfa yazmak istiyorsanız, hitabın biçimini makamın özel kalemiyle konuşmak en sağlıklı yoldur; protokol kaynaklarında bu hitaplar için farklı yazım biçimleri yer alır.

Sosyal davetlerde zarf yazımının genel kuralları için davetiye zarfı nasıl yazılır yazımıza bakabilirsiniz.

Davet makama nasıl iletilir

Protokol davetleri genellikle doğrudan kişiye değil, makamın özel kalem birimine elden iletilir. Valilik, kaymakamlık ve belediyelerde makam sahibinin programını özel kalem müdürlükleri düzenler. Davetiyeyi göndermeden önce özel kalemle telefonla görüşüp etkinlik tarihini bildirmek, davetiyeyi ardından resmî yazı ekinde ya da elden iletmek en sağlıklı yoldur.

Zamanlama da önemlidir. Makam sahiplerinin programı erken dolar; davetiyeyi etkinlikten en az iki üç hafta önce iletmek, yoğun dönemlerde daha da erken davranmak gerekir. Etkinlikten birkaç gün önce özel kalemle katılımı teyit etmek, karşılama ve oturma düzenini buna göre kurmanızı sağlar.

Birden fazla makam davet edildiğinde

Aynı etkinliğe birden fazla protokol konuğu davet ediliyorsa:

• Oturma düzeni il protokol listesindeki sıraya göre yapılır; en üst sıradaki konuk ön sırada, ortada ya da ev sahibinin sağında oturur.
• Konuşma sırası asttan üste doğrudur: açılış konuşmasını ev sahibi, son konuşmayı onur konuğu ya da en üst makam yapar. Bu sıralamayı özel kalemlerle önceden teyit edin.
• Karşılama her protokol konuğu için ayrı planlanır: kapıda kimin karşılayacağı, araçların nereye yanaşacağı önceden belirlenir.

Dijital davetiye protokol davetinde kullanılabilir mi

Makam sahiplerine giden resmî davet çoğu zaman basılı davetiye ve resmî yazıyla yapılır. Dijital davetiye ise bu davetin tamamlayıcısı olabilir: basılı davetiyenin üzerine konan bir QR kod ya da özel kaleme gönderilen bir link, programı, konuşmacıları, yol tarifini ve katılım formunu tek sayfada sunar. Aynı etkinliğe davet edilen diğer katılımcılara (iş ortakları, basın, üyeler) ise doğrudan dijital davetiye gönderilebilir.

Kurumsal etkinlikler için programı, konuşmacıları ve katılım takibini bir arada sunan dijital kurumsal davetiye sayfamıza göz atabilirsiniz.